PVM yra mokestis, kurio deklaravimas atrodo paprastas, kol nepradėjai dirbti su juo realiai. Tuomet paaiškėja, kad tai vienas painiausių verslo deklaracijų tipų — su keliais skirtingais formomis (FR0600, PVM12, FR0671, FR0564), su skirtingais terminais, su daugybe specialių situacijų, kurios atsiranda tik tam tikrose veiklose. Ir kiekviena klaida šiose deklaracijose dažnai veda į VMI patikrinimo užklausą, paaiškinimo prašymą arba, blogiausiu atveju, baudas ir delspinigius.
Šiame straipsnyje surinktos septynios dažniausios klaidos, kurias buhalterės ir įmonių savininkai daro PVM deklaravime. Visos jos yra atpažįstamos, visos išvengiamos — bet pirmiausia reikia jas pažinti.
Klaida Nr. 1: neteisingai priskirta PVM tarifas
Lietuvoje galioja keli PVM tarifai — standartinis 21%, lengvatinis 9% (knygoms, viešbučiams, viešajam transportui ir kitoms specifinėms paslaugoms), 5% (vaistams, periodiniams leidiniams), 0% (eksportui, ES vidaus tiekimams) ir PVM neapmokestinami sandoriai.
Klaida atsiranda, kai buhalterė ar verslo savininkas neteisingai priskiria tarifą konkretaus produkto ar paslaugos atžvilgiu. Pavyzdys — viešbutis užregistruoja apgyvendinimo paslaugą su 21% tarifo, nors apgyvendinimas, kai jis trunka iki 30 dienų, taikomas 9% lengvatinis tarifas. Per metus vienos klaidos kaina gali būti tūkstančiai eurų neteisingai sumokėto arba neteisingai grąžinto PVM.
Šią klaidą ypač lengva padaryti, kai įmonė pradeda naują veiklos sritį. Buhalterė automatizmu naudoja ankstesnį tarifą, neperžiūrėdama, ar naujasis produktas/paslauga turi specifinį režimą.
Klaida Nr. 2: PVM atskaita, kuri neturi būti atskaitoma
Antra klasikinė klaida. Įmonė bando atskaityti PVM nuo išlaidų, kurioms atskaita teisės aktais nenumatyta. Klasikiniai pavyzdžiai:
- Reprezentacinės išlaidos — tik 50% PVM atskaitomas, ir tai tik tam tikrose ribose
- Lengvojo automobilio nuoma ar lizingas, jei automobilis naudojamas ir asmeniniams reikalams — atskaita ribota
- Verslo kelionės su mišriais tikslais — reikia tinkamai atskirti dalykinę nuo asmeninės dalies
- Maisto produktai darbuotojams (jei tai nėra darbo užmokesčio dalis) — dažnai neatskaitomi
- Įsigijimai iš PVM neapmokestinamų asmenų — PVM apskritai nėra, todėl jo atskaityti negalima
VMI dažnai vykdomi atskaitos teisėtumo patikrinimai. Klaidingai atskaityta PVM suma, dauginama už visus periodus, kuriuose ji buvo padaryta, plius delspinigiai ir galimos baudos — tai yra rimta finansinė rizika.
Klaida Nr. 3: PVM sąskaitos faktūros formaliųjų reikalavimų pažeidimas
PVM sąskaita faktūra yra ne tik komercinis dokumentas, bet ir teisinis. Joje turi būti aiški seka rekvizitų:
- Pavadinimas „PVM sąskaita faktūra” (be šio pavadinimo dokumentas neturi PVM galios)
- Eilės numeris
- Išrašymo data
- Pirkėjo ir pardavėjo PVM mokėtojo kodai
- Prekės/paslaugos pavadinimas, kiekis, kaina be PVM
- Taikomas PVM tarifas ir suma
- Galutinė suma su PVM
- Kitos privalomos detalės pagal LR PVM įstatymą
Trūkstamas vienas iš šių rekvizitų gali padaryti, kad gavėjas negalės atskaityti PVM, o išrašytojas vis tiek turės jį sumokėti. Praktinė pasekmė — abi pusės pralaimi.
Be to, šiuolaikinėje aplinkoje sąskaitos turi atitikti i.SAF reikalavimus — t. y. būti tokio formato, kad galėtų būti automatizuotai eksportuojamos į VMI. Sąskaitas, kurios neatitinka šių reikalavimų, kartais galima išrašyti, bet vėliau jas reikia kruopščiai konvertuoti, ir tai pareikalauja papildomo darbo.
Klaida Nr. 4: vėlavimas su PVM12 deklaracija
PVM12 — tai mėnesinė PVM mokėtojo deklaracija, kuri turi būti pateikta iki kito mėnesio 25 dienos. Atrodytų paprasta. Bet praktikoje vėlavimai dažni — ypač įmonėse, kurios neturi nuolatinio buhalterio, arba kur buhalterė atostogauja ar serga.
Vėlavimas turi konkrečias finansines pasekmes:
- Iki 25 dienos — be sankcijų
- 26-31 dieną — gali būti taikomas įspėjimas
- Po vieno mėnesio — pradedami skaičiuoti delspinigiai
- Sistemingas vėlavimas — VMI gali pradėti detalų patikrinimą
Įdomu tai, kad daugiau nei pusė vėlavimų atvejų atsiranda dėl paprasčiausių techninių priežasčių — buhalterijos programa nesupranta naujų formų, sertifikato problemos jungiantis prie EDS, ar tiesiog praleistas terminas dėl klaidos kalendoriuje. Šiuolaikinės patikimos buhalterinės apskaitos programos turi automatinius priminimus, terminų sekimą ir tiesioginę integraciją su VMI EDS sistema, kuri sumažina techninių vėlavimų riziką iki minimumo.
Klaida Nr. 5: ES vidaus sandorių klaidingas deklaravimas
Lietuvos įmonė, parduodanti prekes kitos ES šalies PVM mokėtojui, taiko 0% PVM tarifą. Bet šis sandoris turi būti atskirai deklaruotas FR0564 (ES vidaus prekių tiekimo ataskaitoje) ir įtrauktas į VIES sistemą.
Dažnos klaidos šioje srityje:
Pirma, neteisingai surinkamas pirkėjo PVM kodas. Net viena klaida raidėje ar skaičiuje veda prie to, kad sistema neranda PVM mokėtojo, ir VMI gali ginčyti 0% tarifo taikymą.
Antra, deklaruojami sandoriai be tinkamų dokumentų, įrodančių, kad prekės iš tikrųjų išvežtos į kitą ES šalį. Tarptautiniame transporto kontekste tai dažniausiai būna CMR važtaraščiai, kurie turi būti tinkamai užpildyti, su gavėjo parašu ir antspaudu.
Trečia, netinkamai deklaruojami trijų šalių sandoriai (kai prekės juda iš A į C, bet sąskaita iš B). Šie sandoriai turi specialų deklaravimo režimą, kuriam reikalinga atskira tvarka.
Klaida Nr. 6: PVM avansinių mokėjimų klaidingas traktavimas
Avansas, gautas už dar nesuteiktą paslaugą ar nepatiektą prekę, turi būti deklaruotas kaip PVM įsipareigojimas tame periode, kai gautas. Tai paprasta taisyklė, bet apie ją dažnai užmirštama.
Klasikinis pavyzdys — statybų įmonė gauna 20% avansą už didelio projekto pradžią. Buhalterė palieka šį avansą „atidėti” iki galutinio sąskaitavimo. Bet PVM nuo avanso turi būti deklaruotas iš karto, ne kai bus išrašytas galutinis sąskaita. VMI patikrinimo metu tokia klaida veda prie delspinigių už visą laikotarpį, kol PVM buvo nedeklaruotas.
Atvirkštinė situacija yra tokia pati svarbi. Sumokėtas avansas turi galimybę atskaityti PVM iš karto, tame periode, kai mokėjimas atliktas — bet dažnai įmonės to nedaro, palaiko atskaitą iki galutinio sąskaitos gavimo. Tai techniškai ne klaida, bet praradimas pinigų srauto prasme.
Klaida Nr. 7: PVM koregavimas po klaidos atradimo
Septintoji ir labiausiai pavojinga klaida — kai surasta klaida ankstesnėje deklaracijoje koreguojama netinkamai. Įmonės dažnai bando „pataisyti” einamuoju mėnesiu, vietoj to, kad pateiktų korekcinę deklaraciją už atitinkamą periodą.
LR Mokesčių administravimo įstatymas aiškiai nurodo, kad klaidos turi būti taisomos pateikiant patikslinta deklaraciją už tą patį periodą, kuriame klaida buvo. Tai padaroma per VMI EDS sistemą, su aiškiu nurodymu, kas konkrečiai keičiama.
Praktinė situacija. Liepos 25 dieną buhalterė pastebi, kad gegužės deklaracijoje buvo praleista 800 eurų PVM atskaita. Klaidinga reakcija: liepos deklaracijoje pridedama 800 eurų papildomos atskaitos. Teisinga reakcija: pateikiama gegužės korekcinė deklaracija, kurioje atstatoma teisinga atskaitos suma, ir VMI grąžina permokėtą sumą arba ji įskaitoma į ateinančias mokėtinas sumas.
Skirtumas atrodo techninis, bet pasekmės skirtingos. Pirmuoju atveju liepos deklaracija tampa neteisinga (perdėta atskaita), o gegužės deklaracija lieka neteisinga (atskaitos trūkumas). Antruoju atveju visos deklaracijos teisingos, ir VMI sistema teisingai užregistruoja korekciją.
Kaip išvengti šių klaidų sistemingai
Dažniausiai paplitusi problema, kuri sukelia šias klaidas, yra ne kvalifikacijos trūkumas, o sistemos trūkumas. Kai buhalterė dirba su išmaniąja apskaitos programa, dauguma šių klaidų techniškai neįmanomos — programa atpažįsta tarifus pagal produktų grupes, primenas apie deklaravimo terminus, automatiškai generuoja korekcines deklaracijas, ir tikrina formaliuosius reikalavimus prieš leidžiant pateikti dokumentą.
Tai yra praktinė priežastis, kodėl daugiau nei dvi dešimtys tūkstančių Lietuvos įmonių per pastaruosius dešimtmečius perėjo nuo savadarbių sprendimų ir bendrųjų skaičiuoklių prie specializuotų buhalterinės apskaitos programų. Skirtumas matosi ne tik kasdieniame darbo komforte, bet ir svarbiausiu kriterijumi — praleistose klaidose, kurios kainuotų brangiai.
Galutinė pastaba
PVM klaidos retai būna vienos. Dažniausiai jos atsiranda kompleksiškai — viena klaida kuria sąlygas kitai, ir per kelis mėnesius susidaro situacija, kurią ištaisyti reikia daug darbo ir, kartais, papildomų finansinių išteklių. Sąmoningi verslo savininkai šio scenario išvengia dviejuose lygmenyse: pirmajame jie užtikrina, kad jų buhalteris būtų kvalifikuotas; antrajame — kad jo darbo įrankis būtų pakankamai pajėgus padėti, ne trukdyti. Abiejų lygmenų derinys ir yra tas pats fundamentas, kuris atskiria įmones, kurioms PVM yra rutinos klausimas, nuo tų, kurioms tai yra nuolatinis stresas.
