Įmonei, turinčiai penkis, dvidešimt ar šimtą automobilių, kiekvienas nereikalingas kilometras yra išlaida. Kuras, padangos, techninė priežiūra, darbuotojų laikas – visa tai priklauso nuo to, kaip efektyviai organizuojami maršrutai. GPS stebėjimas transporto parkuose seniai nėra naujiena, tačiau daugelis mažesnių įmonių vis dar mano, kad tai sudėtinga ir brangu. Iš tiesų sistemos tapo paprastesnės, o nauda – lengviau išmatuojama.
Kokias problemas sprendžia transporto stebėjimas
Praktikoje įmonės dažniausiai susiduria su keliomis pasikartojančiomis problemomis:
Neefektyvūs maršrutai. Vairuotojai renkasi įprastus, bet ne visada optimalius kelius. Be duomenų sunku pasakyti, kiek kilometrų nuvažiuojama veltui.
Neaiškios kuro sąnaudos. Kai kuro kortelės išlaidos nesutampa su nuvažiuotais kilometrais, be stebėjimo sistemos sunku nustatyti priežastį.
Klientų klausimai „kur mano krovinys?“. Vadybininkai gaišta laiką skambindami vairuotojams.
Laiko apskaita. Rankinis darbo laiko ir kelionių lapų pildymas užima laiką ir būna netikslus.
Vagystės ir neteisėtas naudojimas. Automobiliai, naudojami po darbo valandų ar savaitgaliais be leidimo.
Kaip tai veikia praktikoje
Kiekviename automobilyje sumontuojamas GPS sekiklis, dažniausiai prijungiamas prie borto elektros tinklo. Jis periodiškai siunčia buvimo vietą, greitį, variklio būseną ir kitus duomenis į platformą, kurią įmonės vadybininkai mato kompiuteryje ar telefone.
Pažangesnės sistemos jungiasi prie automobilio duomenų magistralės ir gali rodyti kuro lygį, ridą, klaidų kodus ar net vairavimo stilių: staigius stabdymus, greičio viršijimus, ilgą variklio darbą tuščiąja eiga.
Ką rodo skaičiai
Įmonių patirtis rodo, kad stebėjimo sistemos nauda dažniausiai pasireiškia keliose srityse:
- Kuro sąnaudų mažėjimas dėl optimizuotų maršrutų ir sumažėjusio variklio darbo tuščiąja eiga. Šaltuoju sezonu šildymas stovint gali sudaryti stebėtinai didelę dalį sąnaudų.
- Mažiau administracinio darbo, nes kelionių lapai formuojami automatiškai.
- Greitesnis klientų aptarnavimas, nes vadybininkas mato, kur yra automobilis, ir gali iš karto pasakyti atvykimo laiką.
- Lengvesnis techninės priežiūros planavimas pagal tikrąją ridą.
Konkretūs skaičiai priklauso nuo veiklos pobūdžio, todėl prieš diegiant sistemą verta nusistatyti pradinius rodiklius – kuro išlaidas, ridą, administracijos laiką – ir po kelių mėnesių juos palyginti.
Teisiniai reikalavimai darbdaviui
Transporto stebėjimas susijęs su darbuotojų asmens duomenimis, todėl įmonė turi laikytis Bendrojo duomenų apsaugos reglamento ir darbo teisės reikalavimų. Praktikoje tai reiškia:
- Aiškų tikslą. Įmonė turi apibrėžti, kodėl renka duomenis: logistika, turto apsauga, darbo laiko apskaita.
- Darbuotojų informavimą. Darbuotojai turi būti iš anksto supažindinti su stebėjimo tvarka, geriausia – pasirašytinai.
- Saugojimo terminus. Duomenys negali būti saugomi neribotą laiką.
- Asmeninio naudojimo klausimą. Jei darbuotojui leidžiama naudotis tarnybiniu automobiliu asmeniniais tikslais, rekomenduojama numatyti, kaip tuo metu bus tvarkomi duomenys. Kai kurios sistemos turi „privataus režimo“ funkciją.
- Prieigos ribojimą. Duomenis turėtų matyti tik tie darbuotojai, kuriems jie reikalingi darbui.
Diegimo eiga mažai įmonei
Mažai įmonei nebūtina iš karto rinktis sudėtingos sistemos. Paprastas kelias:
- pradėti nuo kelių automobilių bandomuoju laikotarpiu;
- išsirinkti sekiklį su patogia platforma ir lietuviška ar angliška sąsaja;
- parengti trumpą vidaus tvarką darbuotojams;
- po dviejų ar trijų mėnesių įvertinti rezultatus ir nuspręsti dėl viso parko.
Diegiant svarbu ir tai, kaip sistema pristatoma komandai. Jei vairuotojai ją supranta kaip kontrolės priemonę, priešinimasis neišvengiamas. Jei pristatoma kaip įrankis, padedantis išvengti nereikalingų skambučių, ginčų dėl darbo laiko ir apsaugantis nuo nepagrįstų kaltinimų, priimama kur kas lengviau.
Sezoniniai niuansai
Lietuvos klimatas turi įtakos ir transporto stebėjimui. Žiemą duomenys dažnai atskleidžia, kiek laiko automobiliai šildomi stovint: kai kuriose įmonėse tai sudaro reikšmingą kuro sąnaudų dalį. Tokiu atveju sprendimas gali būti autonominis šildytuvas arba aiški vidaus taisyklė dėl variklio šildymo trukmės.
Vasarą išryškėja kitas aspektas – kelionės į objektus užmiestyje ir jų trukmė. Duomenys padeda tiksliau planuoti brigadų darbą ir įvertinti, kiek laiko realiai sugaištama kelyje, o kiek objekte. Tai ypač naudinga statybų, montavimo ir aptarnavimo įmonėms, kurios klientams skaičiuoja kelionės išlaidas.
Dažniausios klaidos
- Sistemos diegimas neinformavus darbuotojų.
- Per daug duomenų rinkimas, kai jų niekas neanalizuoja.
- Nekokybiškas montavimas, dėl kurio sekiklis iškrauna akumuliatorių.
- Pigių įrenginių pasirinkimas be stabilios platformos ir palaikymo.
Apibendrinimas
Transporto stebėjimas nėra tik didelių logistikos įmonių privilegija. Net kelių automobilių parkui jis gali padėti sumažinti išlaidas, pagerinti klientų aptarnavimą ir sutaupyti administracinio darbo valandų. Svarbiausia – aiškiai apibrėžti tikslą, laikytis teisinių reikalavimų ir pasirinkti patikimą įrangą.
Šaltinis: transporto stebėjimo sprendimų apžvalga parengta remiantis įrangos tiekėjo patirtimi – https://www.sekimoiranga.lt.